Da in der Oberstufe im Kurssystem unterrichtet wird, gibt es kein zentrales Dokument, ähnlich dem Klassenbuch in der Sekundarstufe I, wo Fehlzeiten und Vermerke notiert werden. Daher muss für Versäumnisse ein neues Entschuldigungssystem eingeführt und erlernt werden

Wie auch in der Sekundarstufe I erwartet die Schule einen Anruf zur Krankmeldung im Sekretariat vor dem Beginn der 1. Stunde oder eine Email an krankmeldung@hbgb.de. Jede/r Oberstufenschüler/in erhält Entschuldigungsformulare für die Oberstufe. Dieses Entschuldigungsformular gilt für einen Krankheitstag bzw. eine längere Phase einer Erkrankung. Jede/r Schüler/in bekommt zu Beginn des Schuljahres mehrere Formulare ausgeteilt und ist selbst dafür verantwortlich, bei der Oberstufenleitung weitere Formulare abzuholen, falls diese benötigt werden. Im unteren Bereich sind Regelungen und rechtlichen Verweise zu finden. Am Ende dieses Kapitels findet sich ein Abdruck des Entschuldigungsformulars.

In der jeweils ersten Unterrichtsstunde, an der der/die vorher fehlende Schüler/in wieder am Unterricht teilnimmt, legt er/sie dem unterrichtenden Lehrer sein ausgefülltes Entschuldigungsformular vor. Ist ein/e Schüler/in noch nicht volljährig, so muss ein Erziehungsberechtigter das Formular unterschreiben. Zusätzlich ist immer ein Grund für das Fehlen anzugeben. Fehlt ein/e Schüler/in aus schulischen Gründen (Exkursion, Patenamt, Musikaufführung, Berufsorientierung ...), so trägt er/sie die entstandenen Fehlstunden in das Entschuldigungsformulars ein, die Unterschrift zur Entschuldigung erfolgt vom Tutor oder der Oberstufenleitung. Der unterrichtende Lehrer notiert dies, addiert jedoch die gefehlte Unterrichtsstunde nicht zu den Fehlstunden dazu, da es sich ja um einen Auftrag der Schule handelt.

Legt ein/e Schüler/in das Entschuldigungsformular der/dem unterrichtenden Lehrer/in später als 2 Wochen nach seiner Genesung vor, so kann diese/r die Paraphe verweigern – die Fehlstunde gilt als unentschuldigt. Ist ein Fehlen im Vorfeld bekannt (Fahrprüfung, Bewerbungsgespräch, ...), so muss ein Antrag auf Beurlaubung bei den Beratungslehrern (Tutoren) eingereicht werden. Diese entscheiden, evtl. nach Rücksprache mit der Schulleitung, ob der Antrag genehmigt wird.